毎日大量に飛び交うメール。
もう整理する気にすらならない。
フォルダの数が多すぎて画面の中に収まらない。
大切なメールがスクロールをしないと見れないフォルダに入っていた。
そんな経験ないでしょうか？
僕は、まさにフォルダを作り過ぎて結局わけがわからなくなったタイプです。
そんな方は以下の方法を試してみてはいかがでしょうか？
まずは、騙されたと思ってGTDにならって5つのフォルダを作ります。
- 行動を起こす
- いつかやる
- 資料
- 連絡待ち
- ゴミ箱
＊ゴミ箱は、単にフォルダの名前であってデフォルトのゴミ箱とは違います。
ポイントは、
なるべくフィルタをかけずに受信箱で受け取る
と言う事です。
えっ！？
と思う人もいるかもしれませんが、大抵重要なメールを見逃すのはフィルタのせいです。
そして、このフォルダ構成にしてフィルタをかけるとしたら、行き先はゴミ箱です。
最初からゴミ箱に行くと言う事は、そんなメール受け取らないほうが良いメールです。
送信元に、投げるのやめてくれ、と言いましょう。
ちょっと冗談ですが、半分本気です。
昔、上司が良い事を言っていました。
SEをやっていて、社内のシステムに不具合があったという大切なメールにすぐに反応しなかった時のこと。
お前はメールを読んだのか！
読む気がないなら受け取るな！
その通りです。
溜め込んでいるだけのメールになんてなんの価値もありません。
そんなものはさっさと捨てるべきです。
いらないメールを捨てるから大切なメールに気づけるのです。
- 最初はフィルタをかけずにとにかく受信トレイに受け取る。
- そして、いらないものはゴミ箱へ。
- すぐ返信をしたり、行動を起こすべきものは、行動を起こすフォルダへ
- すぐには、やらなくても大丈夫だけど、いつかはやらなきゃいけないものはいつかやるフォルダに。
- プロジェクトの資料などは資料フォルダへ
- 返信や行動を待っているメールは連絡待ちのフォルダへ移動させます。
繰り返しますが、徹底的に捨てるです。
でも、すぐに消えちゃうとやばいかも？と思うのが人の心情なので、ゴミ箱と言う名前のフォルダを作っておくのです。
フォルダですので、実際には消えません。
でもメーラーによると思いますが、三ヶ月くらいたったら自動で消すようにしておいたほうがメーラーやサーバ的には幸せかも知れません。
僕は三ヶ月で消してしまいます。
それで仕事がおかしくなるような三ヶ月前のメールなんて大抵ありませんので。
毎回手動でゴミ箱に移すのが面倒！と思うメールには大抵規則性がありますので、それだけフィルタをかけてゴミ箱行きにするか、メーリングリストから外してもらいましょう。
不要なメールはコストです。
あなたの時間とサーバとネットワークがもったいないです。
いかがでしょうか？
実はベンチャーのSEのような業務をやられている方は、この方法でも受信をカラにするのは無理かもしれません。
そもそも全てが重要で物理的に個人でこなせない量の業務をやっている事が多いですので。
それでも、今日もこれだけの量の「無理」が降ってきたんだな。
と言う慰めにはなるかもしれません。
何かのお役に立てれば幸いです。
以上です。
